Требования оформления задач для отдела ПКО и АСУ ТП
В ходе совещания внутри отдела главного инженера принято, что вся внутренняя переписка по проектам выполняется только через Bitrix24, почта (ватцап) служит только для внешней переписки.
(Требования, по мере необходимости, будут корректироваться и дополняться)
Содержание
1. Формирование новой задачи
Для оформления задачи в отдел ПКО и АСУ ТП необходимо в Bitrix24 заполнить форму – "Новая задача".
1. Заполнить заголовок, где указываем № ТЗ + № планирования + краткое описание задачи. Например:
№ 250729-039 Стойка пневмоцилиндра. Расчет стоимости разработки КД.
№250226-036 (АМ-П10-2) "Рама радиального сегмента МНЛЗ". Разработка КД
2. Заполнить тело задачи – для этого необходимо указать исходные данные, которые есть, описать проблему и четко сформулировать что нужно получить. Указать Заказчика.
3. Указать желаемый срок выполнения задачи. Срок указываем объективный. В 90% случаев вновь поставленную задачу никто сразу не возьмет в работу, т.к. необходимо завершить предыдущие задачи, поэтому чем раньше будет поставлена задача, тем быстрее она попадет в план работы.
4. Всегда исполнителем указываем руководителя отдела. В наблюдатели ставим кого пожелаем.
5. Обязательно поставить галочку "Результат задачи".
6. Добавить ссылку на связанную задачу (открыть раздел Дополнительно).
Например, поставлена задача № 250908_001 Стойка пневмоцилиндра. Выполнить разработку КД. эту задачу нужно связать с предыдущей задачей № 250729-039 расчет.
Внимание: задачи, которые не оформлены должным образом приниматься в работу не будут!
2. Создание подзадачи
Примеры условий, при которых необходимо создать подзадачу:
- добавление новых задач в уже существующую задачу,
- ответы на вопросы Заказчика,
- ответы на вопросы Изготовителя,
- выпуск ИИ,
- подготовка КД или моделей,
- проработка других вариантов решения задачи,
- выполнение этапа по проекту (Разработка техпроекта, разработка строительного задания, разработка КД, разработка эксплуатационной документации)
- задача на командировку,
- по требованию сотрудника ПКО создать подзадачу и т.п.
Пример 1: Поставлена задача рассчитать стоимость разработки КД. Но в ходе работ выяснилось, что необходимо выполнить для Заказчика габаритный чертеж.
Для этого нужно сформировать подзадачу с названием:
№ 250729-039_1 Стойка пневмоцилиндра. Разработка габаритного чертежа.
Где _1 это индекс подзадачи, последующая подзадача _2, _3,_4 и т.д.
Любую подзадачу обязательно оформить как в п.1 (Формирование новой задачи).
Пример 2: Поставлена задача разработать КД. Далее после ее завершения появилась необходимость командировать сотрудников отдела ПКО или АСУ ТП для принятия продукции или устранения замечаний у Заказчика или у Изготовителя.
Для этого нужно сформировать подзадачу с названием:
№ 250521-037_1 Противовес командировка к Изготовителю для принятия продукции.
№ 250521-037_2 Противовес командировка к Заказчику для совместной приемки.
Разбивка проекта/работы на отдельные задачи необходима для того, чтобы равномерно распределить нагрузку в ПКО. Если новые вопросы/задачи писать в комментариях, то через некоторое время часть вопросов/задач гарантировано будут потеряны.
Внимание: если вопросы/задачи должным не оформлены в Bitrix24, претензии по их невыполнению не принимаются!
Прошу соблюдать данные требования при оформлении задачи и подзадачи, это необходимо для ведения статистики, планирования и распределению работы в отделах ПКО и АСУ ТП.
3. Работа по замечаниям от ВЗНО
В случае направления вопросов/предложений от ВЗНО через QR код
или по ссылке
Запрос в ПКО:
- Отдел ПКО самостоятельно формирует задачи в Bitrix24.
- Выполняет работы по направленным вопросам/предложениям с уведомлением ВЗНО.
- Готовый результат отправляется ответственному менеджеру/ГИПу для отправки на ВЗНО.
В случае направления вопросов/предложений от ВЗНО на почту (WhatsApp) менеджера/ГИПа:
- Менеджер/ГИП формирует задачи в Bitrix24, с предоставлением всех исходных данных.
- Менеджер/ГИП уведомляет о ходе работ ВЗНО.
- Отдел ПКО выполняет работы по направленным вопросам/предложениям.
- Готовый результат отправляется ответственному менеджеру/ГИПу для отправки на ВЗНО.
4. Приоритеты расмотрения задач
3.1 Решение вопросов для участия в тендерных процедурах (проработка ТЗ, формирование общего вида оборудования, определение масс, приводов, технических характеристик оборудования). Расчеты стоимости разработки КД.
3.2 Решение вопросов по сопровождению изготовления оборудования (ответы по КД изготовителям оборудования, выпуск ИИ, эскизов по доработке).
3.3 Решение вопросов по текущим выигранным проектам.
3.4 Остальные работы выполняются по мере освобождения сотрудников.
5. Срок рассмотрения задач
Срок расмотрения задачи и назначения ответсвенного - 1 рабочий день с момента постановки задачи.
Внимание: ответственный исполнитель и срок выполнения работы могут быть изменены в зависимости от загрузки отдела. Все актуальные изменения отображаются в системе Bitrix24.
6. Порядок размещения результатов работ в Bitrix24
5.1 Утвержденная документация (готовые комплекты КД, расчеты, эксплуатационная документация) размещается в виде ссылки на архив или сетевую папку.
5.2 Промежуточные результаты и данные (расчеты, подбор комплектующих, ведомости масс, технические характеристики) размещаются непосредственно в задаче в виде прикрепленного файла или текстового перечня.